Политика обработки и защиты персональных данных медицинской организации ООО «ЭпиЦентр»

1.2. Политика разработана в целях реализации требований законодательства в области обработки и защиты ПДн и направлена на обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его ПДн в Организации, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личной, семейной и врачебной тайн.

1.3. Положения Политики распространяются на отношения по обработке и защите ПДн, полученных Организацией как до, так и после утверждения Политики, за исключением случаев, когда по причинам правового, организационного и иного характера положения Политики не могут быть распространены на отношения по обработке и защите ПДн, полученных до ее утверждения.

1.4. Обработка ПДн в Организации осуществляется в связи с выполнением Организацией функций, предусмотренных ее учредительными документами, и определяемых:

• Федеральным законом от 21 ноября 2011 г. Nº 323- ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»;
• Федеральным законом Nº 152-Ф3 от 27 июля 2006г. «О персональных данных»;
• Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 года №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
• Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 года №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

Кроме того, обработка ПДн в Организации осуществляется в ходе трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений, в которых Организация выступает в качестве работодателя (глава 14 Трудового кодекса РФ), в связи с реализацией Организацией своих прав и обязанностей как юридического лица.

1.5. Организация имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

1.6. Действующая редакция хранится в месте нахождения Организации по адресу: г.Волгоград, пр-кт имени В. И. Ленина, 92, пом. 1, электронная версия Политики — на сайте по адресу: www.ВОЛГОГРАДСКИЙ-ЭПИЛЕПТОЛОГ.РФ

2. Термины и принятые сокращения

Персональные данные (ПДн) — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации и без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Оператор — государственных орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Информационная система персональных данных (ИСПД) — информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

Пациент — физическое лицо, которому оказывается медицинская помощь или которое обратилось за оказанием медицинской помощи независимо от наличия у него заболевания и от его состояния.

Медицинская деятельность — профессиональная деятельность по оказанию медицинской помощи, проведению медицинских экспертиз, медицинских осмотров и медицинских освидетельствований, санитарно-противоэпидемических (профилактических мероприятий и профессиональная деятельность, связанная с трансплантацией (пересадкой) органов и (или) тканей, обращением донорской крови и (или) ее компонентов в медицинских целях.

Лечащий врач — врач, на которого возложена функция по организации и непосредственному оказанию пациенту медицинской помощи в период наблюдения за ним и его лечения.

3. Принципы обеспечения безопасности персональных данных

3.1. Основной задачей обеспечения безопасности ПДн при их обработке в Организации является предотвращение несанкционированного доступа к ним третьих лиц, предупреждение преднамеренных программно-технических и иных воздействий с целью хищения ПДн, разрушения (уничтожения) или искажения их в процессе обработки.

3.2. Для обеспечения безопасности ПДн Организация руководствуется следующими принципами:

• законность: защита ПДн основывается на положениях нормативных правовых актов и методических документов уполномоченных государственных органов в области обработки и защиты ПДн;
• системность: обработка ПДн в Организации осуществляется с учетом всех взаимосвязанных, взаимодействующих и изменяющихся во времени элементов, условий и факторов, значимых для понимания и решения проблемы обеспечения безопасности ПДн;

• комплексность: защита ПДн строится с использованием функциональных возможностей информационных технологий, реализованных в информационных системах Организации и других имеющихся в Организации систем и средств защиты;
• непрерывность: защита ПДн обеспечивается на всех этапах их обработки и во всех режимах функционирования систем обработки ПДн, в том числе при проведении ремонтных и регламентных работ;
• своевременность: меры, обеспечивающие надлежащий уровень безопасности ПДн, принимаются до начала их обработки;

• преемственность и непрерывность совершенствования: модернизация и наращивание мер и средств защиты ПДн осуществляется на основании результатов анализа практики обработки ПДн в Организации;
• персональная ответственность: ответственность за обеспечение безопасности ПДн возлагается на Работника в пределах их обязанностей, связанных с обработкой и защитой ПДн;
• минимизация прав доступа: доступ к ПДн представляется Работникам только в объеме, необходимом для выполнения их должностных обязанностей;
• гибкость: обеспечение выполнения функций защиты ПДн при изменении характеристик функционирования информационных систем персональных данных Организации, а также обмена и состава обрабатываемых ПДн;

• эффективность процедур отбора кадров: кадровая политика Организации предусматривает тщательный подбор персонала и мотивацию Работников, позволяющую исключить или минимизировать возможность нарушения ими безопасности ПДн;
• наблюдаемость и прозрачность: меры по обеспечению ПДн должны быть спланированы так, чтобы результаты их применения были явно наблюдаемы (прозрачны) и могли быть оценены лицами, осуществляющие контроль;
• непрерывность контроля и оценки: устанавливаются процедуры постоянного контроля использования систем обработки и защиты ПДн, а результаты контроля регулярно анализируются.

3.3. В Организации не производится обработка ПДн, несовместная с целями их сбора. Если иное не предусмотрено федеральным законом, по окончанию обработки ПДн в Организации, в том числе при достижении целей их обработки или утраты необходимости в достижении этих целей, обрабатывавшиеся Организацией ПДн уничтожаются.

3.4. При обработке ПДн обеспечиваются их точность, достаточность, а при необходимости — и актуальность по отношению к целям обработки. Организация принимает необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных ПДн.

4. Обработка персональных данных

4.1. Получение ПДн:

4.1.1. Все ПДн следует получать от самого субъекта. Если ПДн субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие.

4.1.2. Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПДн, в отношении которых действует согласие, и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.

4.1.3. Документы, содержащие ПДн, создаются путем:

а) копирования оригиналов документов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство и др);

б) внесение сведений в учетные формы;

в) получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, медицинское заключение, характеристика и др).

Порядок доступа субъекта ПДн к его ПДн, обрабатываемым Организацией, определяется в соответствии с законодательством и внутренними регулятивными документами Организации.

4.2. Обработка ПДн:

Обработка ПДн осуществляется:

• с согласия субъекта ПДн на обработку его ПДн;
• в случаях, когда обработка ПДн необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ функций, полномочий и обязанностей;
• в случаях, когда осуществляется обработка ПДн, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом ПДн, либо по его просьбе (далее — персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).

Доступ Работников к обрабатываемым ПДн осуществляется в соответствии с их должностными обязанностями и требованиями внутренних регулятивных документов Организации.

Допущенные к обработке ПДн Работники под роспись знакомятся с документами организации, устанавливающими порядок обработки ПДн, включая документы, устанавливающие права и обязанности конкретных Работников.

Организацией производится устранение выявленных нарушений законодательства об обработке и защите ПДн.

4. Цели сбора персональных данных

Организация обрабатывает ПДн в целях:

• оформления трудовых отношений,
• ведения кадрового делопроизводства,
• содействия в трудоустройстве, обучении,
• соблюдения Трудового, Налогового, Пенсионного, Страхового законодательства, законодательства в сфере здравоохранения и другого выполнения требований действующего законодательства РФ,
• заключения, исполнения и прекращения гражданско-правовых договоров;
• оказания медицинских услуг, в том числе предоставления установленной законодательством отчетности в отношении оказанных медицинских услуг;
• продвижения услуг.

4. Объем и категории обрабатываемых ПДн, категории субъектов ПДн:

Категории субъектов ПДн, чьи данные обрабатываются:

4.2.2.1. Работники Организации, бывшие работники, кандидаты на трудоустройство, а также члены семьи работников;

4.2.2.2. Пациенты, законные представители пациентов;

4.2.2.3. Прочие клиенты и контрагенты Организации (физические лица);

4.2.2.4. Представители/работники клиентов и контрагентов Организации (юридических лиц).

4. В отношении категории, указанной в пункте 4.2.2.1 (за исключением членов семьи работников), обрабатываются:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• адреса места жительства и регистрации;
• контактный телефон;
• гражданство;
• образование;
• социальное положение;
• профессия, должность;
• сведения о трудовой деятельности, стаж работы;
• семейное положение, наличие детей;
• серия и номер основного документа, удостоверяющего личность, сведения о выдаче указанного документа и выдавшем его органе;
• данные страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• табельный номер;
• сведения о доходах;
• сведения о воинском учете;
• данные водительского удостоверения;
• сведения о знании иностранного языка;
• реквизиты банковской карты, номер расчетного счета, номер лицевого счета;
• сведения о судимостях;
• сведения о повышении квалификации, о профессиональной переподготовке;
• сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
• фото/видео изображение лица, запись голоса;
• сведения о состоянии здоровья, влияющие на выполнение трудовой функции.

4. ПДн родственников работников обрабатываются в объеме, переданном работником и необходимом для предоставления гарантий и компенсаций работнику, предусмотренных трудовым законодательством:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• серия и номер документа, удостоверяющего личность, сведения о выдаче указанного документа и выдавшем его органе;
• серия и номер свидетельства о рождении ребенка, сведения о выдаче указанного документа и выдавшем его органе;
• серия и номер свидетельства о заключении брака, сведения о выдаче указанного документа и выдавшем его органе.

4. В отношении пациентов обрабатываются:

• фамилия, имя, отчество;
• пол;
• возраст;
• дата и место рождения;
• адреса места жительства и регистрации;

• серия и номер основного документа, удостоверяющего личность, сведения о выдаче указанного документа и выдавшем его органе;
• данные СНИЛС и ИНН;
• гражданство;
• данные о состоянии здоровья;
• данные документа об инвалидности;
• семейное и социальное положение;
• контактный телефон;
• адрес электронной почты;
• место работы;
• должность.

4. В отношении категорий, указанных в пунктах 4.2.2.3 обрабатываются:

• фамилия, имя, отчество;
• пол;
• гражданство;
• дата рождения;
• адреса места жительства и регистрации;
• контактный телефон;
• адрес электронной почты;
• серия и номер основного документа, удостоверяющего личность, сведения о выдаче указанного документа и выдавшем его органе
• ИНН, СНИЛС;
• профессия, должность;
• данные об образовании;
• данные о трудовой деятельности;
• данные банковской карты, расчетного счета.

4. В отношении законных представителей пациентов или представителей по доверенности контрагентов обрабатываются:

• фамилия, имя, отчество;
• пол;
• дата и место рождения;
• адреса места жительства и регистрации;
• контрактный телефон;
• адрес электронной почты;

• серия и номер основного документа, удостоверяющего личность, сведения о выдаче указанного документа и выдавшем его органе;
• ИНН;
• сведения о документе, который подтверждает полномочия представителя.

4.2.8. Обработка ПДн ведется:

— с использованием средств автоматизации;

— без использования средств автоматизации.

4.3. Хранение ПДн:

4.3.1. ПДн субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде;

4.3.2. ПДн, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах; оригиналы документов сотрудников Организации, личные дела – хранятся в запираемых железных шкафах (сейфах);

4.3.3. ПДн субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках;

4.3.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПДн, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД;

4.3.5. Хранение ПДн в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, осуществляется не
дольше, чем этого требуют цели из обработки, и они подлежат уничтожению по
достижению целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

4.4. Уничтожение ПДн:

4.4.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих ПДн, производится путем дробления
(измельчения);

4.4.2. ПДн на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования
носителя.

4.5. Передача ПДн:

4.5.1. Организация передает ПДн третьим лицам в следующих случаях:

— субъект выразил свое согласие на такие действия;

— передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.

4.5.2. Перечень лиц, которым передаются ПДн:

• Пенсионный фонд РФ для учета (на законных основаниях);
• Налоговый орган РФ (на законных основаниях);
• Фонд социального страхования (на законных основаниях);
• Фонд обязательного медицинского страхования (на законных основаниях);
• Страховые медицинские организации но обязательному медицинскому страхованию (на законных основаниях);
• ЕГИСЗ;

• Банки для начисления заработной платы (на основании договора);
• Судебные и правоохранительные органы в случаях, установленных законодательством;
• Военные комиссариаты (на законных основаниях).

5. Защита персональных данных

5.1. В соответствии с требованиями нормативных актов Система защиты ПДн (СЗПДн), состоит из подсистем правовой, организационной и технической защиты.

5.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-
распорядительных нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПДн.

5.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления
СЗПДн, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками и сторонними лицами, защиты информации в открытой печати, публикаторской и рекламной деятельности, аналитической работы.

5.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных,
программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту ПДн.

6. Актуализация, исправление, удаление, уничтожение

персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ

к персональным данным

6.1. Подтверждение факта обработки ПДн Организацией, правовые основания и цели обработки ПДн, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Организацией субъекту ПДн или его представителю в течение 10 рабочих дней с момента обращения либо получения запроса субъекта ПДн или его представителя. Данный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. Для этого Организации следует направить субъекту ПДн мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.

В предоставляемые сведения не включаются ПДн, относящиеся к другим субъектам ПДн, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких ПДн.

Запрос должен содержать:

• номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта ПДн или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
• сведения, подтверждающие участие субъекта ПДн в отношениях с Организацией (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки ПДн Организацией;
• подпись субъекта ПДн или его представителя.

Если в обращении (запросе) субъекта ПДн не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

Право субъекта ПДн на доступ к его ПДн может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта ПДн к его ПДн нарушает права и законные интересы третьих лиц.

6.2. В случае выявления неточных ПДн при обращении субъекта ПДн или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Организация осуществляет блокирование ПДн, относящихся к этому субъекту ПДн, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование ПДн не нарушает права и законные интересы субъекта ПДн или третьих лиц.

В случае подтверждения факта неточности ПДн Организация на основании сведений, представленных субъектом ПДн или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет ПДн в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование ПДн.

6.3. В случае выявления неправомерной обработки ПДн при обращении (запросе) субъекта ПДн или его представителя либо Роскомнадзора Организация осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых ПДн, относящихся к этому субъекту ПДн, с момента такого обращения или получения запроса.

6.4. При выявлении Организацией, Роскомнадзором или иным заинтересованным лицом факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения) ПДн (доступа к ПДн), повлекшей нарушение прав субъектов ПДн, Организация:

• в течение 24 часов — уведомляет Роскомнадзор о произошедшем инциденте, предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов ПДн, предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов ПДн, и принятых мерах по устранению последствий инцидента, а также предоставляет сведения о лице, уполномоченном Организацией на взаимодействие с Роскомнадзором по вопросам, связанным с инцидентом;
• в течение 72 часов — уведомляет Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента и предоставляет сведения о лицах, действия которых стали его причиной (при наличии).

6.5. Порядок уничтожения ПДн Организацией.

6.5.1. Условия и сроки уничтожения ПДн Организацией:

• достижение цели обработки ПДн либо утрата необходимости достигать эту цель — в течение 30 дней;
• достижение максимальных сроков хранения документов, содержащих ПДн, — в течение 30 дней;
• предоставление субъектом ПДн (его представителем) подтверждения того, что ПДн получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, — в течение семи рабочих дней;
• отзыв субъектом ПДн согласия на обработку его ПДн, если их сохранение для цели их обработки более не требуется, — в течение 30 дней.

6.5.2. При достижении цели обработки ПДн, а также в случае отзыва субъектом ПДн согласия на их обработку ПДн подлежат уничтожению, если:

• иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн;
• Организация не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта ПДн на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
• иное не предусмотрено другим соглашением между Организацией и субъектом ПДн.

6.5.3. Уничтожение ПДн осуществляет комиссия, созданная приказом директора Организации.

6.5.4. Способы уничтожения ПДн устанавливаются в локальных нормативных актах Организации.

7. Основные права субъекта ПДн и обязанности Организации

7.1. Основные права субъекта ПДн:

Субъект ПДн имеет право на получение информации, касающейся обработки его ПДн, в том числе содержащей:

• подтверждение факта обработки ПДн Организацией;
• правовые основания и цели обработки ПДн;
• цели и применяемые организацией способы обработки ПДн;
• наименование и место нахождения Организации как оператора ПДн, сведения о лицах (за исключением работников Организации), которые имеют доступ к ПДн или которым могу быть раскрыты ПДн на основании договора с Организацией или на основании федерального закона;
• обрабатываемые ПДн, относящиеся к соответствующему субъекту ПДн, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен ФЗ;

• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• порядок осуществления субъектом ПДн прав, предусмотренных ФЗ «О персональных данных»
• иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами.

Субъект ПДн вправе требовать от оператора уточнения его ПДн, их блокирование или уничтожение в случае, если ПДн являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

7.2. Обязанности Организации:

Организация обязана:

• при сборе ПДн предоставить информацию об обработке его ПДн;
• в случае если ПДн были получены не от субъекта ПДп уведомить субъекта;
• при отказе в предоставлении ПДн субъекту разъясняются последствия такого отказа;
• опубликовывать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПДн, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПДн;
• принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, представления, распространения ПДн, а также от иных неправомерных действий в отношении ПДн;
• давать ответы на запросы и обращение субъектов ПДн, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов ПДн.